Personvernerklæring for klubbi

klubbi er et styringssystem for idrettslag og frivillige organisasjoner, levert av Appwell Studio AS (org.nr. 931 437 739). Denne erklæringen forklarer hvordan personopplysninger behandles når klubben din bruker klubbi.

Hvem er ansvarlig?

• Klubben din er behandlingsansvarlig for medlemsopplysningene sine. Det er klubben som bestemmer hvem som registreres og hvorfor.
• Appwell Studio er databehandler og behandler opplysningene kun på klubbens vegne, regulert av en databehandleravtale (DPA) med hver klubb.
• Underdatabehandlere: Aiven (database, Frankfurt/EU — driftet på DigitalOcean), Hetzner (server og fillagring, Frankfurt/EU) og Lettermint (e-postutsending, Nederland/EU). Alle data lagres i EU.
• Bare når klubben har slått det på: Google Cloud / Vertex AI (språkmodellen bak «Klubbi KI» — EU-region, brukes ikke til trening av modeller), Soniox (tale-til-tekst for møtereferat — EU-region; lydopptaket lagres ikke) og Stripe (betaling — Irland/EU; klubbi lagrer aldri kortnummer). Klubbi bruker ingen andre KI-tilbydere.

Hvilke opplysninger behandles?

Om deg som bruker: navn, e-postadresse, hvilke verv og roller du har i klubben(e) dine, og handlingene du gjør i systemet (f.eks. publiserte oppslag, vedtak du fører).

Om spillere/medlemmer (også barn): navn, fødselsdato, lagtilhørighet, draktnummer, kontingentstatus og koblingen til foresatte.

Politiattester: klubbi lagrer aldri selve politiattesten — kun en bekreftelse på at attest er fremvist, datoen for fremvisningen, og den beregnede gyldigheten. Kun klubbens politiattest-ansvarlige ser dette.

Innlogging: klubbi bruker engangslenker på e-post (magic link). Vi lagrer ikke passord.

Hva brukes opplysningene til?

• Drift av klubben: lagoversikter, verv og roller, årshjul med frister, styrerommet (møter, referater, vedtak, dokumenter), oppslag til riktig målgruppe.
• Varsler på e-post: fristpåminnelser, møteinnkallinger, påminnelser om politiattest, behov klubben trenger hjelp til. Utsendelsene er begrenset med vilje — klubbi purrer ikke i utide.

Behandlingsgrunnlaget er i hovedsak berettiget interesse / avtale med klubben (medlemsadministrasjon) og samtykke der det kreves (loggen viser hva du har samtykket til, når og hvilken versjon av teksten).

Barn

Foresatte registrerer og representerer barna sine. Koblingen forelder–barn må verifiseres av klubben før den gir innsyn. Egne samtykkenivåer per barn (f.eks. for bilder) innføres med bildeplattformen og settes alltid av foresatte.

Dine rettigheter

• Innsyn: du kan be om en fullstendig utskrift av det som er registrert om deg.
• Retting: feil rettes av klubbens administrator eller av deg selv.
• Sletting: ved sletting anonymiseres opplysningene dine (navn og e-post overskrives, aktive verv avsluttes). Historiske rader (f.eks. hvem som satt i et verv i 2024) består i anonymisert form, fordi klubbens historikk og regnskap krever det.
• Trekke samtykke: samtykker kan trekkes når som helst; loggen viser trekkingen.

Henvendelser rettes til klubben din (behandlingsansvarlig) eller til Appwell Studio AS (org.nr. 931 437 739) (kontakt@klubbi.no). Du har også rett til å klage til Datatilsynet.

Lagring og sikkerhet

All data lagres i EU (Frankfurt). Tilgang i klubbi styres av verv og medlemskap — f.eks. ser kun styrets medlemmer styrerommets innhold, og kun politiattest-ansvarlig ser attestregisteret. Databasen sikkerhetskopieres automatisk (Aiven), og en daglig kopi lagres i tillegg i fillageret i EU (slettes etter 30 dager).