Databehandleravtale
Behandlingsansvarlig: klubben/foreningen som registrerer seg i klubbi («Klubben») Databehandler: Appwell Studio AS (org.nr. 931 437 739) («Leverandøren»)
Avtalen er et vedlegg til tjenesteavtalen om bruk av klubbi og er underordnet personvernforordningen (GDPR) art. 28.
1. Behandlingens art og formål
Leverandøren drifter klubbi — et system for klubbadministrasjon — på vegne av Klubben. Behandlingen omfatter registrering, lagring og visning av medlems- og organisasjonsdata slik Klubben selv legger dem inn og styrer dem.
2. Kategorier av registrerte og opplysninger
- Medlemmer, utøvere (herunder barn), foresatte, tillitsvalgte og frivillige.
- Navn, kontaktinformasjon, fødselsdato, lagtilhørighet, verv/roller, kontingentstatus, møte- og vedtaksdokumentasjon, dokumenter Klubben laster opp, samtykkelogg, samt bekreftelse på fremvist politiattest (dato — aldri attesten selv).
3. Leverandørens plikter
1. Behandler opplysningene kun etter dokumentert instruks fra Klubben (bruken av klubbi utgjør instruksen) og aldri til egne formål. 2. Sikrer konfidensialitet: kun personell med tjenstlig behov har tilgang. 3. Iverksetter egnede tekniske og organisatoriske tiltak (art. 32): tilgangsstyring per verv/medlemskap, kryptert transport (TLS), data lagret i EU, automatiske sikkerhetskopier, anonymisering fremfor sletting av historiske rader. 4. Bistår Klubben med å svare på de registrertes rettigheter (innsyn, retting, sletting/anonymisering, dataportabilitet). 5. Varsler Klubben uten ugrunnet opphold ved brudd på personopplysningssikkerheten, med informasjonen Klubben trenger for ev. melding til Datatilsynet (72 timer). 6. Sletter eller tilbakeleverer alle personopplysninger ved avtalens opphør, etter Klubbens valg (eksport i maskinlesbart format tilbys). 7. Gir Klubben nødvendig informasjon for å dokumentere etterlevelse, og muliggjør revisjon.
4. Underdatabehandlere
Klubben godkjenner bruk av følgende underdatabehandlere. Endringer varsles i forkant slik at Klubben kan protestere.
| Underdatabehandler | Tjeneste | Når brukes den | Lokasjon |
|---|---|---|---|
| Aiven Oy (drift hos DigitalOcean LLC) | Managed PostgreSQL | Alltid (kjernedata) | Frankfurt, EU — se note 5 |
| Hetzner Online GmbH | App-server og objektlagring | Alltid (kjernedata, filer) | Frankfurt, EU |
| Lettermint B.V. | E-postutsending (varsler og innlogging) | Alltid — se note 1 | Nederland, EU |
| Google Cloud EMEA Ltd. (Vertex AI / Gemini) | Språkmodell for «Klubbi KI» | KUN når klubben har aktivert Klubbi KI | EU multi-region (eu) — se note 2 |
| Soniox, Inc. (US) | Tale-til-tekst for KI-referat | KUN når klubben har aktivert Klubbi KI OG starter et opptak | EU-region — se note 3 |
| Stripe Payments Europe Ltd. | Betaling (abonnement, Innkreving, Mikrosponsor) | KUN når klubben/betaleren bruker betalingsflatene | Irland, EU — se note 4 |
Note 1 — e-post: All e-post sendes via Lettermint (nederlandsk selskap, drift i EU, ISO/IEC 27001-sertifisert). Utsending inneholder navn/e-post og varseltekst. Meldinger om barn (henvendelser til trenerteamet) sendes ALDRI med innhold — kun «du har en melding» + lenke.
Note 2 — språkmodell: All KI-behandling går via Gemini på Vertex AI i EUs multi-region; data forlater ikke EU og brukes ikke til trening av modeller. Leverandøren bruker INGEN andre språkmodell-tilbydere (vedtak 2026-09-20 — OpenAI er fjernet, også som reserve). Assistenten får kun data spørreren selv har tilgang til, og klubben velger hvilke kilder den kan bruke. Samtaleinnhold lagres ikke.
Note 3 — tale-til-tekst: Lyd strømmes fra nettleseren til Soniox' EU-endepunkt og behandles i EU. Klubbi lagrer ikke lydopptaket; opplastet lyd slettes etter transkripsjon. Soniox er et amerikansk selskap — overføringsgrunnlag som i punkt 5. Funksjonen er valgfri per møte: uten opptak skrives referatet manuelt.
Note 4 — betaling: Klubben eier sin egen Stripe-konto (Connect Standard) og er selv behandlingsansvarlig for betalingsdataene der; Stripe er i tillegg selvstendig behandlingsansvarlig for bl.a. svindelforebygging og hvitvaskingsregler. Klubbi lagrer aldri kortnummer.
Note 5 — database: Databasen driftes av Aiven Oy (Finland) på infrastruktur fra DigitalOcean LLC i Frankfurt. DigitalOcean er et amerikansk konsern; dataene lagres og behandles i EU, og overføringsgrunnlag (EU-US Data Privacy Framework / standardkontrakter) foreligger mellom Aiven og DigitalOcean. I tillegg til Aivens egen sikkerhetskopi tas en daglig kopi av databasen til Leverandørens fillager hos Hetzner (EU), som slettes etter 30 dager.
Push-varsler: leveres via nettleserens egen push-tjeneste (Apple, Google, Mozilla). Innholdet er kryptert ende-til-ende, og varsler om henvendelser inneholder ikke meldingsteksten.
5. Overføring til tredjeland
Kjernedata lagres og behandles i EU. For underdatabehandlere med amerikansk morselskap (Soniox, Google, Stripe) skjer behandlingen i EU-region der det er angitt; ev. overføringer skjer under gyldig overføringsgrunnlag (EU-U.S. Data Privacy Framework / EUs standardkontrakter, SCC). Leverandøren gjør ingen overføring som ikke er nødvendig for tjenesten klubben selv har aktivert.
6. Varighet
Avtalen gjelder så lenge Leverandøren behandler personopplysninger for Klubben.
7. Inngåelse
Avtalen inngås elektronisk når klubben registreres i klubbi: den som registrerer klubben bekrefter å ha fullmakt til å binde klubben, og aksepten logges med versjon, navn og tidspunkt. Klubbens styre bør protokollere avtalen. Ved interessekonflikt (f.eks. tillitsvalgt med rolle hos Leverandøren) behandles saken etter klubbens inhabilitetsregler.